Upphandla ett Training Management System / kursadministrationssystem
Är det dags att införskaffa ett Training Management System?
- Spenderar du idag mycket tid på att skicka kallelser, skapa fakturor, uppdatera datum och platser kvar på hemsidan?
- Uppdaterar du idag Excel-register eller papper i den dagliga verksamheten?
- Blir det mycket fel som ständigt behöver rättas?
- Drabbas dina kunder av dessa fel ni gör?
Vad ska jag tänka på när jag väljer ett Training Management System?
Vilka funktioner behöver jag?
- Behöver jag smarta funktioner för schemaläggning?
- Behöver hemsidan uppdateras automatiskt när jag gör ändringar i kurserna?
- Hur ska jag ta betalt för kurserna?
- Automation för bekräftelser, kallelser, uppföljning?
- Skapar jag och säljer e-kurser?
- Behöver jag hantera certifikat och intyg?
- Ska instruktörerna själva föra närvaro och utföra vissa uppgifter?
- Behöver jag kunna integrera mitt TMS med andra system?
Efterlevnad och lagkrav
GDPR och andra lagar bestämmer hur och var du kan lagra dina deltagares personuppgifter och andra företagsdata. Slutkunder kan ställa krav på dig som personuppgiftsbiträde att data ska behandlas enligt GDPR eller andra lagar om dataskydd. Det betyder att du behöver ha koll på vad och hur din data behandlas.
Ständig utveckling
Välj ett Training Management System och en leverantör som regelbundet släpper nya uppdateringar och funktioner. Fråga hur ofta plattformen uppdateras och om alla kunder automatiskt får alla uppdateringar. En plattform som ständigt växer i antalet funktioner och förbättringar ökar din ROI över tid.
Kundsupport i världsklass
Marknaden är full av leverantörer som endast ger support via ett ärendehanteringssystem eller genom en supportportal med färdiga artiklar och guider. Välj en leverantör som utöver detta också går att nå via telefon, epost och chatt.
Skräddarsytt eller färdigt Training Management System off-the-shelf?
Skräddarsydda system, eller system med moduler anpassade för utbildning, beställs av dig som kund och sätts ihop fall till fall av leverantören.
Fördelar med ett skräddarsytt TMS:
- Anpassad efter de behov du förmedlat till leverantören
- Integrationer med andra system som en del av leveransen
- Du betalar bara för det du behöver
Nackdelar med ett skräddarsytt TMS:
- En hög startavgift som betalas i förskott
- Lång leveranstid
- Mycket underhåll och ökande "teknikskuld"
- Fast i det ni beställde från början
- Ingen löpande utbildning tillgänglig från leverantören
- Er kravspec behöver vara väldigt genomarbetad och exakt
- Omfattningen ökar ofta under implementationsfasen, tillsammans med kostnaderna
Färdiga Training Management System, off-the-shelf, är molnbaserade (SaaS) och finns redan i drift och är väl testade av mängder av utbildningsarrangörer. De är oftast redo att användas direkt vid beställning.
Fördelar med ett off-the-shelf TMS:
- Nyckelfärdigt
- Mycket snabb implementationsfas
- Låg startavgift
- Användarutbildning vid implementation och sedan löpande
- Tillgänglig användarsupport
- Lösningscenter med artiklar och guider
- Alltid senaste versionen och regelbundna uppdateringar, inkl. helt nya funktioner
- Fler funktioner än de du från början hade i din kravspec
- Flexibelt och skalbart
- Uppfyller alla lagar och förordningar, t.ex. GDPR
Nackdelar med ett off-the-shelf TMS:
- Du har inte full kontroll över uppdateringar, det har leverantören
- Leverantören styr över prissättning av licenser och funktioner
- Du kan behöva anpassa delar av din verksamhet
- Du betalar oftast samma avgift även när du inte nyttjar alla funktioner
Vad kostar ett nytt Training Management System?
Efter funktioner och potentiella möjligheter / tidsbesparningar så är priset för investeringen en stor faktor.
Nyckelfärdiga off-the-shelf system är nästan alltid den mest kostnadseffektiva investeringen när man jämför mot skräddarsydda lösningar. Leverantörens utvecklingskostnad för nya funktioner sprids över alla leverantörens kunder och deras abonnemang. Med ett skräddarsydd system så tar du själv 100% av kostnaden för nya funktioner, uppdateringar och ändringar i konfigurationen.
EduAdmins prismodell är transparent och flexibel. Fyll i dina uppgifter så får du ta del av vår prislista.
Akta dig för dolda eller flytande kostnader
- Transaktionssavgifter - Vissa leverantören tar betalt per deltagare eller per kurs som genomförs i plattformen. Detta är ofta inte transparent eller förutsägbart från början utan kan vara något som bara står i det finstilta.
- Procentbaserade avgifter - Leverantören vill ha en fast procent av de intäkter du har i plattformen. Det kan också finnas en fast minimiavgift när du anordnar kurser och seminarier som är gratis.
- Moduler som kostar extra - Leverantören visar oftast en demo över alla funktioner som finns i deras Training Management System. Var noga med att fråga vad som ingår i den version du tittar på och vad som kostar extra.
- Långa avtalsperioder - Vissa leverantörer försöker locka in dig med stora rabatter om du väljer att teckna ett avtal över flera år. Om du är osäker om leverantören och deras system är rätt för dig så bör du sikta på ett avtal på 12 månader enligt ordinarie pris, och kanske en klausul om att gå kliva av tidigare om vissa krav inte uppfylls.
Jämför och utvärdera flera alternativ
Se till att den leverantör du väljer har goda referenser och recensioner. Kolla platser så som G2.com och se vad andra utbildningsarrangörer säger om det system du tittar på.
