Vad är ett Training Management System
Din helhetslösning för utbildning av kunder och personal
I den här guiden kommer du upptäcka vad ett Training Management System är, vad det inte är, och varför det kan revolutionera din utbildningsverksamhet.
Innehållsförteckning
- Vad är ett Training Management System?
- Hur fungerar ett Training Management System?
- Nyckelfunktioner i ett Training Management System
- Funktioner i EduAdmin TMS
- Vem är ett Training Management System till för?
- Varför att det så viktigt med ett Training Management System?
- Vad är då ett Learning Management System (LMS)?
- Customer Relationship Management Software (CRM)?
- Upphandla ett Training Management System
- Är det dags att införskaffa ett Training Management System?
- Vad ska jag tänka på när jag väljer ett Training Management System?
- Skräddarsytt eller färdigt Training Management System off-the-shelf?
- Vad kostar ett nytt Training Management System?
- Akta dig för dolda eller flytande kostnader
- Jämför och utvärdera flera alternativ
- FAQ - Vanliga frågor
Vad är ett Training Management System?
Vad är ett Training Management Software?
Ett Training Management System, eller ett system för kursadministration, är anpassat för att hantera och leverera alla typer av utbildningar för kunder, partners och personal. Det är en centraliserad platform för att skapa kurser och innehåll, schemalägga kurser och hantera tillgänglighet av instruktörer och klassrum. Du kan enkelt sätta priser och rabatter och hantera betalningar, fakturor och kreditfakturor. Plattformens funktioner för automation skickar automatisk E-post och SMS för att bekräfta bokningar, kalla deltagare och instruktörer inför kursen och bjuda in till kursutvärdering och skicka digitala intyg.
Tänk dig att hela din utbildningsverksamhet kan hanteras på ett och samma ställe, tillgängligt dygnet runt.
Med ett Training Management Software sparar du dagar av arbetstid varje månad - Inga fler sena kvällar för att arbeta ikapp!
Hur fungerar ett Training Management System?
Alla utbildningsföretag har redan ett eller flera verktyg för att hantera sin verksamhet. Du kanske arbetar med er webbsida som har en modul för e-handel, i många olika Excel-filer, manuell fakturering i ekonomisystemet - det fungerar, men kan bli väldigt mycket effektivare. Sådana lösningar gör att ni kan hanka er vidare men ni kommer att ha svårt att vara konkurrenskraftiga i en ständigt utvecklande bransch.
Moderna utbildningsföretag slipper manuellt skriva in samma data på flera olika ställen, riskera dubbletter och stavfel - med ett Training Management System så hanteras alla dessa processer automatiskt, med datavalidering och automatiskt.
Tiden du sparar på kraftigt minskad administration kan nu användas till att förbättra dina kurser, kommunicera med dina kunder eller partners och väl förtjänad fritid! Med ett Training Management Software som kärnan i din verksamhet så får du ovärderliga beslutsunderlag genom smarta analys- och statistikverktyg. Det ger dig ytterligare konkurrensfördelar mot dina konkurrenter.
Ditt resultat: En alltid uppdaterad, modern och effektiv utbildningsverksamhet.
Nyckelfunktioner i ett Training Management System
Vilka funktioner finns i ett modernt Training Management Software?
Övergripande funktioner för dig som arbetar som kurs-koordinator eller kursadministratör
- Hantera logistik och resurser - schemalägg kurser, boka instruktörer och lokaler
- Automatisera manuella moment - plattformen skickar automatiskt bokningsbekräftelser, kallelser, påminnelser, kursutvärderingar och certifikat/intyg
- Försäljning och ekonomi - hantera bokningar, ta emot betalningar och skicka fakturor
- CRM och kundregister - fullständig överblick på dina kunders och deltagares kurser, framsteg, bokningar och beställningar
- Rapporter och statistik - ta beslut på korrekt och aktuell data
Professionellt intryck på kunder och deltagare
- Fristående webbsida - skapa en publik hemsida färdig med kursportal och bokningsformulär direkt i ditt Training Management System
- Inbäddad bokning - bädda in bokningsfunktion på din nuvarande hemsida med ett smart JavaScript
- Smarta bokningsformulär - bokningsformulär som alltid visar rätt fält, har rätt utseende och med inbyggs checkout mot Stripe, Nets och Svea
- Deltagarportal - deltagare kommer alltid åt sina kurser och kursinformation, kan se framsteg och ladda ner certifikat och intyg
Författarverktyg för e-kurser / e-learning
Med ett modernt Training Management System får du ett kraftfullt författarverktyg för att skapa digitalt innehåll i dina kurser. Med färdiga aktivitetstyper så som innehållssida, video, ljud, presentations (PowerPoint / PDF), quizzar och digitala prov, så skapar du enkelt snyggt och lättläst innehåll till e-learning, blended learning och lärarledda kurser i klassrum eller distans (ILT/vILT). Du kan dessutom ladda upp hela SCORM-lärpaket som du skapat i andra plattformar.
Schemaläggning & resursplanering
I ett Training Management System så finns smarta verktyg för att schemalägga flera kurser på en gång, förfråga instruktörer, hålla koll på tillgänglighet av rum och utrustning. Du får en bra överblick över kommande kurser, uppgifter som ska utföras, intäkter och utgifter utan att hoppa mellan olika verktyg.
Bokningar & deltagare
I ett Training Management System så samlar bokningsformlären in exakt de uppgifter du behöver för bokning och uppföljning och de uppgifter deltagaren behöver för att genomföra kursen. Kursadministratörer och instruktörer kan sedan föra närvaro, följa deltagarnas framsteg, och sätta betyg efter genomförd kurs. Ditt Training Management Software skickar automatiskt rätt bokningsbekräftelse, SMS-kallelse och uppföljningsmail.
Automatiskt hantering av bokning, faktura och betalning, eller kortbetalning
Ett Training Management System skapar automatiskt en order för varje bokning, ordern kan bli en faktura i ditt ekonomisystem eller betalas direkt med kreditkort, Swish eller delbetalning via integration med Stripe, Svea och Nets.
Rapporter och statistik
Data från alla delar av verksamheten finnas automatiskt tillgänglig i en och samma plattform, vilket möjliggör realtidsrapporter över orderingång, kundnöjdhet, beläggning och resursutnyttjande samt deltagarnas framsteg och kurshistorik. Dessa finns tillgängliga via dashboards och nedladdbara Excelexporter. Ta data-drivna beslut på alltid uppdaterad information.
Funktioner i EduAdmin TMS
Vem är ett Training Management System till för?
Roller
Kursadministratörer
Kursadministratörer finner att ett Training Management System är perfekt för att schemalägga kurser, boka instruktörer, följa upp deltagare, utföra uppgifter på checklistor och ta ut rapporter.
Utbildningsansvariga och chefer
I ett Training Management System finns färdiga rapporter för att följa upp hur kurser, instruktörer och andra externa partners presterar. Genom deltagarnas utvärderingar och statistik får du kraftfulla insikter i hur din verksamhet mäter sig mot dina uppsatta mål.
Instruktörer, lärare och kursledare
I instruktörsportalen kan instruktörer uppdatera sin tillgänglighet, se deltagarlistor och föra närvaro. De kan dessutom genomföra ID-kontroll, rätta inlämningsuppgifter och prov.
Säljare och Key Account Managers
Säljare får fullständig, och alltid uppdaterad, överblick över kommande kurser och lediga platser och kan enkelt skapa manuella bokningar för sina kunder. De ser dessutom vilka instruktörer som är tillgängliga för skräddarsydda kurser och kan snabbt skapa en skräddarsydd kurs för sin kund. Rapporter över var säljares försäljning finna alltid tillgängliga i ett Training Management System.
Marknadsförare
Med ett Training Management System kan marknadsförare snabbt ta fram urval över vilka deltagare som gått vissa kurser men inte andra och skapa marknadsföringskampanjer. I ett Training Management Software spåras också källan för varje bokning så du enkelt kan se vilka kampanjer som fungerar och vilka som behöver förbättras.
Målgrupper
Ett Training Management System används huvudsakligen till två typer av utbildningsverksamheter:
- Intern utbildning - utbildning av personal, partners eller medlemmar där deltagarna inte betalar för att gå utbildningen.
- Extern utbildning - publika öppna kurser eller skräddarsydda kurser där deltagarna eller kunden betalar för utbildningen.
Den viktigaste skillnaden är mellan dessa två målgrupper är att för öppen kommersiell utbildning så krävs ytterligare funktioner för att hantera:
- Ekonomi - hanterar bokningar, betalningar och fakturor.
- Integration med din hemsida - låter dina kunder läsa om och boka kurser direkt på din hemsida.
- Marknadsföring - ger dig möjlighet att marknadsföra dina kurser på sociala medier, via epost, inklusive möjlighet till rabattkoder, early bird och presentkort / vouchers.
- Statistik - hanterar utgifter, intäkter, vinst / förlust, break even.
- Säljstöd / CRM - låter dina säljare arbeta aktivt med sina kunder i samma plattform.
Branscher
EduAdmin Training Management System används av företag, bl.a. inom:
- Kravutbildning inom bygg, anläggning, industri, brand och säkerhet, transport och logistik. Några exempel på kurser är: Arbete på väg, Bas-P/U, BAM, Brandfarliga arbeten, YKB m.m. EduAdmin Training Management System har all de funktioner du behöver för att hantera certifikat och behörigheter åt dina kunder.
- IT och programutbildningar. EduAdmin är utvecklat för att hantera schemaläggning av klassrum, installationer, instruktörer och utrustning. Du kan t.o.m. blanda deltagare som går på plats med deltagare som går på distans i samma kurs.
- Affärskunskap och ledarskap. Med funktioner för professionell integration till din hemsida, funktioner för blended learning så som inlämningsuppgifter, distansmöten via Zoom och Teams, tydlig och enkel schemaläggning av dina coacher och kursledare, så kan du ta din verksamhet till en helt ny nivå.
- Fackförbund och medlemsorganisationer. EduAdmin Training Management System har ett modernt API som möjliggöra snabba och professionella integrationer med medlemssystem, Self-service portaler med inloggning med bl.a. Svenskt BankID.
Varför att det så viktigt med ett Training Management System?
4 vanliga problem som våra kunder hade innan de valde EduAdmin Training Management System
- Massor av manuellt arbete - Våra kunders användare la flera timmar, ibland dagar, per vecka för att uppdatera data i flera system, manuellt skapa intyg och diplom i Word och manuellt skapa fakturor. Detta innebar två problem: det tog massor av tid och det blev mycket fel. Fel, som i sin tur tog ännu mer tid att rätta.
- Manuellt arbete som kostade mycket pengar - personalkostnad är den största utgiften hos utbildningsföretag. Denna arbetstid ska istället användas till att effektivisera verksamheten genom att ta rätt beslut och ständigt förbättra de områden som kan förbättras. Människor ska användas till det människor är bra på - tänkta ut nya smarta idéer, inte kopiera data från en Excel-fil till en annan.
- Man hankade sig fram med generella verktyg eller Excel-filer - Tidigare så hade kunderna bytt ut och digitaliserat vissa processer i sin verksamhet. Men de olika verktygen och plattformarna pratade inte med varandra. T.ex:
- Man hade infört enkla formulär på sin hemsida där varje registrering eller bokning skickades som ett mail eller hamnade i en Excel-fil.
- En anställd tog emot mailet eller Excelfilen och förde över uppgifterna till en annan Excel-fil där kursens deltagarlista finns.
- Deltagarlistan uppdateras inför kursen och därefter behöver uppgifterna kopieras igen för att skapa en faktura efter kursen.
- Kundupplevelsen blev inte bra - Din kund har valt just att boka din kurs och förväntar sig en felfri och professionell upplevelse. Strul med registrering, korrigering av felaktiga uppgifter, behöva registrera sig i olika plattformar, gör kunden mer benägen att testa en annan leverantör nästa gång.
De här problemen resulterade ofta i,
Ineffektiva processer i verksamheten:
- Enkla uppgifter var manuella och tog mycket tid
- Data kopierades till många olika ställen och var en mardröm att hålla uppdaterade när ändringar behövdes göras
- Dubbelbokning av klassrum och instruktörer resulterade i inställda kurser och missnöjda kunder
- Ej korrekt deltagarnärvaro när den gjordes på papper
Verksamheten kunde inte växa:
- Man lade alldeles för mycket tid på manuella uppgifter som inte bidrog till verksamhetens utveckling.
- Vinsten gick till personalkostnader istället för att investeras i effektivitethöjande åtgärder.
- Svårigheter att hämta ut underlag för målgruppsinriktad marknadsföring gjorde kampanjer för generella och gav inte önskat resultat.
Användarupplevelsen blev inte bra:
- Brister i processerna gjorde att deltagarna och kunderna hamnade i kläm.
- Hemsidan var inte alltid uppdaterad så kunder behöver ringa och fråga för att gå uppdaterad information om kurser.
- Kunderna kan själva inte uppdatera sina uppgifter, se de kurser de gått eller ladda ner sina certifikat och intyg.
Fördelar med ett Training Management System byggt just för små och stora utbildningsverksamheter
Vi ser att både stora och små utbildningsorganisationer växer mycket snabbt genom att ha ett Training Management System som kärnan i sin utbildningsverksamhet. Välj EduAdmin du också och låt ditt nya Training Management Software hjälpa dig att:
- Spara tid - Säg - "Hej då" till sena kvällar och långa listor av epost, fakturor och bokningsbekräftelser som ska skickas. Tiden du sparar kan du lägga på att ta fram nytt kursinnehåll, hitta nya partners eller bara slappna av.
- Förfina kundresan - Automatisera alla tidskrävande uppgifter och låt dina kunder uppleva skillnaden. Se till att dina deltagare enkelt kan registrera sig på er hemsida, få uppdateringar via epost och sms, genomföra kursen i samma plattform, och få riktad och målgruppsanpassad uppföljning.
- Krossa säljmålen - Med EduAdmin får du inte bara ett Training Management System som hanterar resursplanering och schemaläggning, du får även kraftfulla verktyg för att hantera urval för marknadsföring, skapa enkla och snygga anmälningsformulär, målspårning och analys.
- Bli redo att skala upp - Din storlek spelar ingen roll - du kan enkelt dubbla ditt resultat utan mer personal. Med EduAdmin Training Management System så spelar du med samma kort som alla dina större konkurrenter.
- Fokusera på det viktiga - EduAdmin kommer spara dig mycket tid. Använd den till att ha kul, utvecklas och bli framgångsrik!
Se vad vi menar, testa EduAdmin idag
Kontakta oss för en demo
Vad är då ett Learning Management System (LMS)?
Vad är skillnaden mellan ett Training Management System och ett Learning Management System?
Ett LMS används för bygga och att leverera e-kurser till dina deltagare. Fokus är ofta på användarupplevelsen för dina deltagare. I ett LMS kan du ofta bygga kurser, lägga till deltagarna på en kurs, ta ut rapporter över deltagarnas framsteg.
Det finns möjlighet att lägga till aktiviteter på kurserna så som quizar, video, SCORM-lärpaket inlämningsuppgifter m.m. Vissa LMS har också möjligheten för instruktörer och deltagare att skicka meddelande till varandra.
Vem använder ett Learning Management System?
- Universitet använder ofta ett LMS för sina utbildningar och program.
- Företag använder ett LMS för att hantera internutbildning av sin personal.
- Utbildningsbolag som säljer e-kurser eller blended learning.
Behöver jag ett LMS?
EduAdmin är både ett TMS och ett LMS!
EduAdmin har de funktioner som finns i ett separat LMS, t.ex. e-kurser med video, text- och bildinnehåll, lärpaket (SCORM CMI5, xAPI). För blended learning finns bl.a. ID-kontroll med Svenskt BankID, inlämningsuppgifter, tidsbegränsade digitala prov med frågebanker och slumpade frågor.
I EduAdmin finns också möjligheten för instruktören att skicka meddelande till deltagarna, öppna upp olika delar av kursen för deltagarna, starta digitala prov.
Klarar jag mig med bara ett separat LMS?
En utbildningsverksamhet som saknar ett TMS men har ett LMS behöver förlita sig på integrationer eller manuellt arbete för att kopiera data mellan system. Ett LMS saknar ofta möjligheten att hantera lärarledda klassrumskurser (ILT), distansutbildning (vILT) och blended learning helt, vilket gör att all administration kring dessa kurser behöver hanteras utanför LMS:et.
Customer Relationship Management Software (CRM)?
Vad är ett CRM?
Ett CRM är ett verktyg som många företag redan har. De används för att hantera all information om dina befintliga och potentiella kunder. Du kan ofta lägga till noteringar och att-göra-uppgifter. Detta verktyg används oftast för att hantera säljprocesser som kräver återkommande kontakt med kunden och kundens kontaktpersoner.
Behöver jag ett CRM?
Det beror på. Hanterar du eller dina säljare många inkommande prospekt i längre säljprocesser så kan ett CRM vara användbart.
EduAdmin TMS har många CRM-funktioner inbyggt, t.ex. kundregister, kontaktregister, ordrar och bokningar, priser och rabatter.
Om du arbetar mycket med skräddarsydda kurser och längre säljprocesser så kan de vara intressant att integrera EduAdmin med ditt CRM via EduAdmin moderna och kraftfulla API.
Fortsätt läsa
Köpguide kursadministrationssystem
Läs mer om hur du väljer ett kursadministrationssystem
Upplev det själv, testa EduAdmin idag
Kontakta oss för en demo